Kamis, 09 Oktober 2014
SISTEM
INFORMASI MANAJEMEN 1
PENGENALAN PADA MANAJEMEN INFORMASI
Oleh
:
NPM
: 32113975
Nama
: Erwin Parasian Hutapea
Kelas
: 2DB08
UNIVERSITAS GUNADARMA
Tahun 2014 - 2015
1.
PENGENALAN PADA MANAJEMEN INFORMASI
Informasi merupakan
salah satu sumber dasar yang ada bagi para manager dan memiliki nilai.Informasi
mempunyai nilai karena informasi akan memberikan sumber yang nyata dan akan
lebih berperan bila suatu perusahaan kemudian bertambah besar.
1.1.
Pentingnya Manajemen Informasi dalam Perusahaan
Manajemen informasi sebagai suatu sumber mempunyai pola yang sama. Manajer
bertanggung jawab untuk mengumpulkan data mentah dan memprosesnya menjadi
informasi yang dapat digunakan. Ia harus memastikan bahwa orang yang ada dalam
perusahaan akan dapat menerima informasi dengan bentuk yang tepat, pada saat
yang tepat pula, sehingga informasi tersebut dapat digunakan untuk mendukung
proses manajemen. Yang terakhir, manajer harus membuang informasi yang kuno,
tidak lengkap, dan salah, dan menggantinya dengan informasi yang dapat
digunakan. Semua aktifitas ini disebut manajemen informasi atau Information
Management.
-
Meningkatnya kekompleksan tugas
manajemen
Manajemen selalu merupakan tugas yang sulit, bahkan sekarang ini ia lebih sulit
dibandingkan sebelumnya. Semua perusahaan yang termasuk dalam ekonomi
internasional, teknologi bisnisnya akan menjadi lebih kompleks, kerangka watu
untuk menetapkan keputusan juga makin rumit, dan terdapat pula tekanan baik
dari pesaing dan masyarakat.
-
Keberadaan alat untuk memecahkan
persoalan
Sementara tugas manajer menjadi lebih kompleks, ada usaha untuk meningkatkan
efektifitas dalam pemecahan masalah. Kesemuanya ini terpusat pada teknik
kwantitatif dan peralatan elektronik, seperti computer. Selama tahun 1950-an,
metematika tingkat lanjut digunakan untuk memecahkan masalah bisnis, biasanya
dalam bidang manufaktur. Usaha awal ini disebut Operation Research (OR). Selama
tahun 1960-an, istilah management science dikenal sebagai metode kwantitatif
yang diterapkan dalam skala luas, misalnya dalam bidang keuangan dan marketing.
Bertambahnya popularitas komputer pada akhir tahun 1960-an dan 1970-an
menyebabkan adanya usaha untuk memanfaatkan peralatan elektronik ini untuk
penghitungan matematika. Sekarang, manajer dapat mengakses komputer sentral
dari terminal seperti mesin ketik. Di beberapa perusahaan, para manajer
mempunyai mikrokomputer sendiri atau micros. Biasanya, micros ini di sambungkan
ke komputer sentral untuk membentuk jaringan pemecahan masalah yang
terpadu.
1.2. Peranan Manajer dalam
Pengelolaan Manajemen Informasi
Manajer
adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk mengarahkan penggunaan segala
jenis sumber. Sumber tersebut dapat berupa uang, peralatan, uang, bahkan
informasi.
-
Keterampilan Manajemen
Ada banyak keterampilan yang bias disebutkan yang harus dipunyai oleh seorang
manajer yang berhasil, namun dua diantaranya yang dianggap paling dasar adalah
komunikasi dan pemecahan masalah. Manajer pada semua tingkatan dan dalam semua
area fungsional akan berkomunikasi dengan orang yang memberikan laporan
kepadanya, dengan manajer lain, dan dengan orang di luar organisasi. Manajer
tersebut juga harus memecahkan masalah dengan membuat perubahan terhadap
operasi perusahaan, sehingga dapat menyesuaikan dengan lingkungannya yang telah
berubah. Komputer dapat digunakan oleh para manajer untuk meningkatkan
keterampilannya baik dalam berkomunikasi dan memecahkan masalah.
-
Manajer dan Sistem Perusahaan
Orientasi sistem atau system orientation
sering diasosiasikan dengan manajemen modern. Dalam melakukan orientasi semacam
itu, manajer harus melihat perusahaannya sebagai sebuah keterpaduan unit
fungsional yang bekerja untuk mencapai tujuan bersama. Unit dipadukan oleh
masuknya sumber, seperti materi dan informasi, dan keberadaan tiap unit
tergantung pada unit yang lain.
Untuk
melengkapi orientasi sistem ini, manajer harus mengetahui kepentingan
lingkungan perusahaan. Perusahaan tidak hanya melihat pada lingkungan yang
memberikan sumber kehidupannya, namun ia juga harus memberikan konstribusi ke
lingkungan tersebut.
Dengan
menganggap operasi bisnis sebagai sistem yang terpadu dengan seting lingkungan
yang lebih luas, berarti ini merupakan cara pemikiran yang abstrak. Namun, hal
ini akan berguna bagi manajer. Ia akan mencegah manajer tersesat dalam detail
pekerjaannya dan ia menekankan adanya kepastian bahwa semua bagian organisasi
telah bekerja secara bersama-sama.
1.3.
Data dan Informasi
Banyak orang mengartikan istilah
data dan informasi dengan sama. Hal ini dapat diterima terjadi dalam percakapan
lesan, namun tidak untuk orang yang mempunyai pemahaman informasi. Data terdiri
dari kenyataan dan gambar yang secara relatif tak mempunyai arti bagi pemakai.
Sebagai contoh, data mungkin dapat berupa jam kerja untuk tiap karyawan dalam
suatu perusahaan. Jika data ini diproses, ia dapat diubah menjadi informasi.
Bila jam kerja yang dilakukan oleh tiap karyawan dikalikan dengan biaya per
jam, maka produksinya akan merupakan pendapatan kotor. Bila gambaran pendapatan
kotor tiap karyawan ini dijumlahkan, maka jumlahnya merupakan biaya keseluruhan
dari perusahaan tersebut. Jumlah biaya ini akan merupakan informasi bagi
pemilik perusahaan. Informasi adalah data yang diproses, atau data yang
mempunyai arti. Informasi menguak sesuatu yang sebelumnya tidak diketahui.
Anda mungkin pernah mendengar ungkapan,
“Rongsokan dari seseorang adalah harta bagi orang lain”. Dalam pembahasan data
dan informasi, kita dapat mengatakan, “Data seseorang adalah informasi bagi
orang lain”. Contoh dari gambaran pendapatan kotor bagi karyawan perusahaan
merupakan contoh yang tepat. Gambaran yang terpisah adalah informasi bagi tiap
karyawan, tiap gambaran memberitahukan karyawan mengenai jumlah uang yang
dihasilkan minggu yang lalu. Namun untuk pemilik perusahaan, gambaran ini
merupakan data. Pemilik ingin mengetahui biaya total perusahaannya, gambaran
yang terpisah (data) harus diproses untuk menghasilkan jumlah biaya ini.
Transformasi dari data menjadi informasi dilakukan oleh Information Processor
(pemroses informasi). Pemroses informasi adalah salah satu elemen kunci dalam
sistem konsep.
1.4.
Komputer Sebagai Elemen dalam Sistem Informasi
Ketika perusahaan
memutuskan untuk menggunakan komputer dalam sistem informasinya, maka proyek
jangka panjang dimulai, yang mempengaruhi keseluruhan organisasi maupun
berbagai elemen lingkungannya. Karena terdapat banyak jenis komputer dan
komputer tersebut dapat digunakan dengan berbagai cara, maka manajer
perusahaan tersebut dihadapkan dengan banyak pilihan. Spesialis informasi
membantu manajer untuk menyusun konfigurasi yang tepat.
1.5.
Evolusi Sistem Informasi Berbasis Komputer
Usaha awal untuk
menerapkan komputer dalam area bisnis difokuskan pada data. Kemudian, terdapat
lagi penekanan pada informasi dan pembuatan keputusan. Sekarang, komunikasi dan
konsultasi mendapatkan perhatian yang besar.
-
Fokus data (SIA / EDP)
Selama era
prakomputer, perusahaan umumnya mengabaikan keperluan informasi bagi manajer.
Hal ini berlanjut sampai munculnya komputer yang pertama, karena komputer pada
saat itu hanya terbatas penggunaannya pada aplikasi akuntansi.
Selama periode ini, yang berakhir sampai pertengahan tahun 60-an, aplikasi
komputer disebut electronic data processing (pemrosesan data elektronik) atau
EDP. Istilah ini tidak sesuai untuk digunakan lagi, karena bila digunakan ia
mempunyai konotasi yang negatif. Ini berarti terbatasnya penggunaan komputer
yang hanya untuk memproses data akuntansi, bukannya untuk menghasilkan
informasi manajemen.
Istilah
yang kita gunakan untuk menjelaskan aplikasi komputer utama ini, yang hal ini
masih dilakukan, adalah data processing (pemrosesan data) atau DP. DP menghasilkan
beberapa informasi, walaupun hal tersebut bukanlah misi utamanya.
-
Fokus informasi (SIM)
Beberapa orang yang mempunyai pandangan luas menganggap bahwa komputer dapat
melakukan hal yang lebih daripada sekedar memproses data. Diantara mereka ini
adalah H.P Luhn dan Stephen E. Furth dari IBM, yang mengembangkan penggunaan
komputer yang dikenal dengan information retrieval (pemanggilan informasi).
Pengembangan ini terjadi selama akhir tahun 50-an dan awal tahun 60-an. Pemanggilan
informasi tidak melakukan kalkulasi ataupun akumulasi. Ia dimaksudkan hanya
untuk penyimpanan data khusus, seperti judul dan abstraksi dari publikasi cetak
atau dari isi catatan pengadilan. Pemanggilan informasi adalah langkah pertama
menuju penggunaan komputer sebagai sistem informasi.
Pada tahun 1964, generasi baru dari peralatan
komputerisasi diperkenalkan, yang sangat berpengaruh terhadap cara penerapan
komputer. Komputer baru tersebut adalah yang pertama kali menggunakan sirkuit
chip silikon, dan ia menawarkan kemungkinan terhadap daya yang lebih besar
untuk tiap dollar yang dikeluarkan. Sebuah perusahaan dapat mulai menggunakan
komputer yang lebih cepat dan memiliki unit penyimpanan berkapasitas besar ini.
Dengan peralatan komunikasi ini maka biaya secara relatif dapat dikurangi.
Konsep penggunaan komputer sebagai Management Information System (MIS) ini
dikembangkan oleh pabrik komputer untuk melengkapi peralatan tambahan. Konsep
MIS menandakan bahwa aplikasi komputer harus dilakukan untuk mencapai tujuan
utama, yaitu menghasilkan informasi manajemen. Konsep tersebut secara cepat
digunakan oleh berbagai perusahaan yang besar, karena perusahaan tersebut
menyadari akan pentingnya mendapatkan informasi manajemen.
-
Fokus pada pendukung keputusan (SPK)
Sementara
banyak yang mengamati perjuangan perusahaan untuk menggunakan MIS raksasa
dengan baik, beberapa ilmuwan informasi pada Massachusets Institute of
Technology (MIT) melakukan formulasi pendekatan yang berbeda. Ilmuwan ini
adalah S. Scott Morton, G. Anthony Gorry, dan Peter G.W. Keen, dengan konsep
yang dinamakan decision support system (sistem penunjang keputusan) atau DSS.
DSS adalah informasi yang menghasilkan sistem yang ditujukan untuk masalah
tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan untuk menghasilkan keputusan
yang harus dibuat.
Masalah
yang dapat dipecahkan dengan baik oleh DSS adalah masalah yang bersifat
semistruktur. Structured problem (masalah terstruktur) dalah masalh yang
elemennya diketahui dan hubungannya dapat ditentukan. Unstructured problem
(masalah tak terstruktur) adalah kebalikannya, yaitu tak ada elemen ataupun
hubungnnya yang dapat diketahui. Semistructured problem (masalah semi
terstruktur) adalah bahwa beberapa elemen dan hubungannya dapat diketahui dan
dimengerti, dan bebrapa diantaranya tidak dapat diketahui. Daripada
menginstal satu MIS raksasa, lebih baik menggunakan pendukung DSS yang di
fokuskan pada masalah yang terpisah dan merancang satu atau lebih DSS untuk
masing-masing.
-
Fokus pada komunikasi (Otomatisasi Kantor)
Selama
waktu pengembangan DSS, kepentingan dan minat difokuskan pada aplikasi komputer
lain, yaitu office automation (otomatisasi kantor) atau OA. OA dimaksudkan
untuk mempermudah komunikasi dan meningkatkan produktifitas diantara manajer
dan pekerja kantor dengan penggunaan peralatan elektronik dan elektromekanik.
OA dimulai pada tahun 1964, ketika IBM mengeluarkan produk Magnetic Tape/
Selectric Typewriter (MT/ST), yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata yang
telah terekam pada tape magnetik.
Operasi pengetikan otomatis
segera ditansfer ke kelas sistem yang kecil, yang dirancang secara khusus untuk
word processing. Sistem kecil ini disebut word prosesor. Selama periode waktu
ini, pemakai sistem komputer yang besar menyadari bahwa word prosesing dapat
dilakukan dari terminal keyboard yang disambungkan ke komputer. Software word
prosesing tertentu memungkinkan komputer sentral untuk melakukan fungsi yang
sama seperti komputer word prosesor stand-alone. Langkah berikutnya adalah
melakukan word prosesing pada mikrokomputer, dan akhir-akhir ini cara ini
banyak diminati.
Selain digunakan untuk word prosesing, office
automation juga dikembangkan agar mencakup aplikasi lain, seperti
telekonferensi, pengiriman suara, pengiriman elektronik, pengkalenderan
elektronik, transmisi faksimile, dan desktop publishing.
-
Fokus konsultasi (Sistem Pakar)
Belakangan ini ada perubahan, yaitu adanya penerapan artificial intelligence
(AI) untuk masalah bisnis. Ide dasar AI adalah bahwa komputer dapat diprogram
untuk melakukan beberapa pemikiran logis seperti manusia. Subklas khusus dari
AI yaitu expert system mendapatkan perhatian yang besar. Expert system adalah
sistem yang berfungsi sebagai spesialis dalam suatu area. Sebagai contoh,
expert system dapat memberikan beberapa bantuan kepada manajer, sama seperti
yang diberikan oleh konsultan manajemen. Selama beberapa tahun yang akan
datang, kita dapat mengharapkan expert system ini akan memainkan peranan yang
lebih penting seperti halnya perusahaan yang telah memolopori aplikasi inovatif
ini.
1.6.
Upaya Pencapaian Sistem Informasi Berbasis Komputer
Divisi marketing dari
suatu perusahaan asuransi jiwa berukuran menengah menggunakan sistem informasi
yang terdiri dari buku catatan yang dicetak dengan komputer, yang disiapkan
secara bulanan. Beberapa cetakan ini dimaksudkan untuk membantu mnajer marketing
dalam merencanakan penempatan orang yang akan menjalankan program di masa yang
akan datang.
Dengan bekerja
sama, spesialis informasi dan manajer marketing telah bergerak ke tahap yang
lebih jauh. Program komputer yang menyiapkan lembaran/cetakan ini dapat
dianggap sebagai sistem pendukung keputusan. DSS membantu manajemen marketing
dalam memecahkan masalah mengenai penetapan kekuatan penjualan untuk mencapai
tujuan perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
Sumber
( Link ) :
